Eindelijk de juiste kandidaat voor die éne functie gevonden? Tijd om je nieuwe medewerker te onboarden. Maar hoe ga je dit soepel laten verlopen? Dit proces is ten slotte de eerste kennismaking met de organisatie. En deze nieuwe collega, die wil je natuurlijk behouden en niet na de onboarding weer weg hebben. Hoe je dit doet? Wij vertellen het je.
Waarom is een goede onboarding belangrijk?
Het is als nieuwe werknemer fijn dat alles is geregeld op de eerste werkdag. Niet dat je aankomt en dan nog een laptop regelen en installeren. Of dat er geen toegangspasje is om naar binnen te komen en niet aan de slag kunnen.
Medewerkers zijn die eerste periode al druk genoeg met bekend worden van de bedrijfscultuur, collega’s en functie zelf. Hoe sneller de medewerker zich thuis voelt en alles is geregeld. Hoe sneller de medewerker zijn functie goed kan uitvoeren.
Hoe zorg ik voor die soepele onboarding?
Er zijn een aantal punten die jij als werkgever of manager van te voren kunt regelen. Hierdoor wordt de eerste werkdag van de werknemer geen dag die bestaat uit regelen en administratie. We geven je hieronder een aantal tips.
HR-administratie op orde
Hoe vervelend is het dat als de werknemer begint en er moeten nog allerlei documenten worden ingeleverd? Zorg ervoor dat dit op voorhand is gebeurd, zodat de eerste dag niet meteen draait om het regelen van de administratie. En denk hierbij niet alleen maar aan de algemene administratie als contract of loonbelastingverklaring. Er zijn ook een aantal branche specifieke administraties, zoals:
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
- BIG registratie
- Eventuele diploma’s
Wees goed voorbereid
Wat heeft de nieuwe medewerker nodig qua hardware? Is het alleen een laptop of computer? Of is er aanvullend nog iets nodig zoals een telefoon. Is de nieuwe hardware aangevraagd? Super! Bekijk dan ook of alle software juist geïnstalleerd staat.
TIP: Vergeet trouwens niet een e-mail(account) in te stellen. Wij merken vaak dat deze nog wel eens vergeten wordt.
Maak een plan voor de eerste weken
De meeste bedrijven hebben al een vorm van inwerktraject klaar liggen. Maar het is nooit mis om hier nog eens kritisch doorheen te kijken. Waar je aan kunt denken:
- Welke taken doet de medewerker de eerste maand?
- Wie is zijn/haar buddy?
- Wat moet de medewerker weten over het bedrijf en afdeling?
- Kennismaking met de collega’s uit het team
Heb jij al een inwerktraject? Evalueer dan met de nieuwe medewerker na een maand (of tussentijds) wat hij/zij ervan vond. Is er nog relevante feedback? Ontbrak er nog iets aan het inwerktraject? Zorg ervoor dat de ruimte voor evaluatie er is.
E-learning programma
Tegenwoordig werken veel bedrijven ook met een e-learning programma. Dit is dan een onderdeel van het inwerktraject. Met een e-learning programma kun je de medewerker al kennis laten maken met de organisatie. Onderwerpen die dan aanbod kunnen komen: ontstaan, cultuur en toekomstplannen.
Ondersteuning bij onboarding?
Een onboarding maken vergt kennis, tijd en energie. Wij kunnen je hierbij ondersteunen. Plan een afspraak met ons in.
