Sinds de invoering in 2012 van de vervalregeling voor wettelijke vakantiedagen lijken werkgevers en werknemers over het algemeen bekend geraakt met deze regeling. Minder bekend is echter dat deze vervalregeling sinds een tweetal uitspraken van het Europese Hof van Justitie (HvJEU) eind 2018, niet zonder meer kan worden toegepast door de werkgever. Vakantiedagen mogen niet zomaar (‘van rechtswege’) vervallen volgens het HvJEU.
Hoe werkt de vervalregeling?
De vervalregeling voor wettelijke vakantiedagen houdt in dat vakantiedagen uiterlijk zes maanden na het jaar waarin ze zijn verkregen, moeten worden opgenomen (art. 7:640a BW). Voor zover deze vakantiedagen dan nog niet zijn opgenomen, komen deze te vervallen. Een uitzondering geldt als de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest de vakantiedagen op te nemen. De ratio achter deze regeling is om werknemers te stimuleren tijdig vakantie te nemen, om zo ziekteverzuim als gevolg van overbelasting tegen te gaan.
Let erop dat de vervalregeling alleen van toepassing is op wettelijke vakantiedagen. Iedere werknemer heeft recht op minimaal vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week aan doorbetaalde vakantiedagen. Oftewel: iedere werknemer heeft recht op minimaal vier weken vakantie met behoud van loon.
Bovenwettelijke vakantiedagen betreffen vakantiedagen die het wettelijke minimum te boven gaan. Voor deze bovenwettelijke vakantiedagen kennen we de verjaring van art. 7:642 BW: vijf jaar na het jaar waarin de bovenwettelijke vakantiedagen zijn verkregen, verjaren deze. In deze blog gaat het om de wettelijke vakantiedagen en de daaraan verbonden vervalregeling. De bovenwettelijke vakantiedagen en de verjaring daarvan blijven verder buiten beschouwing.
Inspanningsverplichting werkgever
Een en ander lijkt tot de conclusie te leiden dat werknemers tijdig hun wettelijke vakantiedagen moeten benutten, op straffe van verval. Het HvJEU heeft echter in twee arresten eind 2018 een belangrijke voorwaarde aan de toepassing van de vervalregeling toegevoegd. Op de werkgever rust een inspanningsverplichting in de vorm van een informatie- en bewijsplicht. De werkgever is verplicht de werknemer nauwkeurig en tijdig te informeren over diens vakantierechten, zodat de werknemer er nog gebruik van kan maken. Voorts moet de werkgever de werknemer informeren over de gevolgen van het niet tijdig opnemen van de vakantiedagen. Alleen wanneer de werkgever deze inspanningen heeft verricht, kan hij de vervalregeling van vakantiedagen toepassen. Daarnaast geldt ook dat de bewijslast rust op de werkgever: de inspanningen moeten dus worden vastgelegd, zodat achteraf kan worden aangetoond dat de werknemer voldoende en tijdig geïnformeerd was.
Arresten HvJEU:
- Uitspraak EU-Hof van Justitie van 6 november 2018, ECLI:EU:C:2018:872 (Kreuziger);
- Uitspraak EU-Hof van Justitie, 6 november 2018, ECLI:EU:C:2018:874 (Shimizu).
Tips voor werkgevers
Voor de meeste werkgevers in het MKB luidt ons advies de vervalregeling slechts te gebruiken in uitzonderlijke, individuele gevallen. Dus geen algemeen beleid waarbij de vervalregeling onverkort en systematisch wordt toegepast. De kosten van dergelijk algemeen beleid zullen in de meeste gevallen niet opwegen tegen de opbrengsten. Bovendien, werknemers die meerdere jaren achtereen minder dan vier weken vakantie opnemen, zijn de uitzonderingen. Algemeen beleid gericht op uitzonderingen is doorgaans niet zinvol.
Het is als werkgever verstandig om de vakantiesaldo’s van individuele werknemers in de gaten te houden. Indien blijkt dat een werknemer al langere tijd geen vakantie heeft opgenomen, dan kan de werkgever het gesprek aangaan en de werknemer verzoeken vakantie op te nemen. Ook kan de werknemer dan worden geïnformeerd over de vervalregeling. Mocht de werknemer na aandringen desondanks hardnekkig blijven weigeren (voldoende) vakantie op te nemen, dan kan de werkgever in een uiterst geval de vervalregeling toepassen. Wel is van belang dat voorgenoemde inspanningen goed zijn vastgelegd.
Indien er voor een werkgever toch goede redenen zijn om de vervalregeling onverkort en systematisch toe te passen, dan is beleid noodzakelijk. Je dient iedere werknemer twee maal per jaar te informeren over diens vakantieaanspraken. Het overzicht moet ook duidelijk maken hoeveel vakantiedagen dreigen te vervallen. Het begin van het nieuwe kalenderjaar is daar in ieder geval een goed moment voor. Leg de werknemers uit wat de gevolgen zijn van het niet tijdig opnemen van vakantiedagen. Zorg ervoor dat je achteraf kunt aantonen dat je de werknemer hebt geïnformeerd. Uiteraard moet je de werknemer ook een reële kans geven zijn vakantie op te nemen. Het systematisch toepassen van de vervalregeling vereist dus dat je iedere werknemer individueel informeert. Een opmerking in een algemene personeelsregeling of een memo volstaat (waarschijnlijk) niet.
Corona
Tot slot zij nog opgemerkt dat de huidige coronacrisis niet van invloed is op de vervalregeling. Indien een werkgever de werknemer voldoende en tijdig heeft geïnformeerd en hem reële mogelijkheden heeft geboden voor het opnemen van vakantie, dan mag de werkgever net als voorgaande jaren de vervalregeling in beginsel toepassen.
