Een gesprek over disfunctioneren voeren is lastig, maar noodzakelijk. Hoe zorg je ervoor dat het constructief blijft en je daarbij juridische valkuilen vermijd? Door de vijf hier behandelde fouten te voorkomen, zorg je voor een effectiever gesprek én vermijd je juridische missers.
Disfunctioneren kan onder meer leiden tot verminderde productiviteit, collega’s die met extra werk worden opgezadeld en ontevreden klanten. Ook voor de werknemer, die vaak wel aanvoelt dat het niet goed gaat, is het een bron van zorgen en stress. Om het probleem op te lossen, zal het gesprek moeten worden aangegaan.
Aan dat gesprek zitten ook juridische haken en ogen. Immers, als het verbetertraject mislukt en de werknemer staat niet open voor een beëindigingsovereenkomst, dan resteert de weg naar de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst te laten ontbinden. De rechter zal dan nagaan of de werkgever de medewerker ‘tijdig in kennis heeft gesteld’ van het disfunctioneren, zo volgt uit artikel 7:669 lid 3 sub d BW.
Kortom, de rechter gaat beoordelen of je het gesprek over het disfunctioneren op de juiste manier bent aangegaan. Door de volgende vijf fouten te voorkomen, vergroot je de kans op een positief resultaat en vermijd je juridische valkuilen.
Onduidelijk communiceren
Het spreekt voor zich, zou je zeggen, maar toch zien we in de praktijk dat dit nog wel eens mis gaat: de boodschap wordt onvoldoende duidelijk gemaakt. Vaak uit goede bedoelingen om de medewerker niet te kwetsen en om de hierna te bespreken fout te vermijden (te aanvallende communicatie), worden ook complimenten gegeven voor zaken die wel goed gaan. Natuurlijk kun je aanstippen wat wel goed gaat, maar zorg ervoor dat de kritiek niet raakt ondergesneeuwd. Het moet voor de medewerker klip en klaar zijn dat de werkgever van oordeel is dat de medewerker disfunctioneert en een verbetertraject noodzakelijk is. Zwak de kritiekpunten niet af en vermijd het woord ‘disfunctioneren’ niet.
Als blijkt dat de medewerker onvoldoende in kennis is gesteld over het disfunctioneren, zal de rechter een ontbindingsverzoek afwijzen.
Aanvallend communiceren
De volgende fout is de omgekeerde van de vorige: aanvallende communicatie. Het is begrijpelijk dat het disfunctioneren soms frustraties en irritaties oproept, maar aanvallende communicatie torpedeert de relatie. Om het disfunctioneren op te lossen is een samenwerking vereist. Als de arbeidsrelatie verstoord raakt, omdat de werkgever in het gesprek over het disfunctioneren tactloos, aanvallend of zelfs agressief communiceert, is een verbetertraject onmogelijk. Bij die gevallen zal de rechter de arbeidsovereenkomst weliswaar ontbinden wegens een verstoorde arbeidsrelatie, maar daar komt een fors prijskaartje aan te hangen in de vorm van een ‘billijke vergoeding’ wegens ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever. Zorg er dus voor dat je het disfunctioneren zakelijk en respectvol bespreekt met de werknemer.
Tip: zoek je naar een meer zakelijke formulering voor een specifiek kritiekpunt, dan kun je ChatGPT om alternatieven vragen. Vaak krijg je dan prima suggesties.
Tot slot: het correct en zakelijk aangaan van het gesprek over disfunctioneren is geen garantie dat de medewerker niet (buitensporig) emotioneel reageert. Dat brengt ons bij de volgende cruciale fout.
Te eenzijdig en niet gericht op interactie
Voor medewerkers is het kennisnemen van een slechte beoordeling vaak een stressvol moment waarbij de ‘fight-flight-freeze-reactie’ zich als afweermechanisme manifesteert. Geef ruimte en begrip voor deze eerste reactie en concludeer niet direct dat de medewerker niet openstaat voor de kritiek en een verbetertraject weigert. Van de werkgever wordt verwacht dat hij zich inspant om de boodschap te laten landen.
Naar mate de medewerker emotioneler reageert, is het raadzaam de medewerker voor de rest van de dag naar huis te sturen. Vraag de medewerker om het nieuws te laten bezinken, over de kwestie na te denken en advies in te winnen. Hierbij kan het zinvol zijn om een gesprek met bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon aan te bieden, als de medewerker daar behoefte aan heeft. Een of twee weken later kan dan een opvolgend gesprek plaatsvinden. Zorg ervoor dat er altijd ruimte is voor de medewerker om te reageren en bouw een dialoog op. Het verbetertraject is tenslotte een samenwerking. Onvoldoende inspanningen van de werkgever om de samenwerking aan te gaan, kunnen voor de rechter een reden vormen om een ontbindingsverzoek af te wijzen.
Geen vastlegging
Een open deur, maar het wordt wel eens vergeten: stel een gedetailleerd gespreksverslag op en verstrek dit aan de medewerker. Geef de medewerker daarbij gelegenheid om schriftelijk te reageren op het gespreksverslag. Verstuur de medewerker ook een formele brief waarin het disfunctioneren wordt bevestigd en het verbetertraject wordt aangekondigd. Deze stappen zijn noodzakelijk zodat je bij een eventuele gerechtelijke procedure kan bewijzen dat de medewerker in kennis is gesteld van het disfunctioneren.
De verplichting om dossier bij te houden geldt ook voor kleine werkgevers. Uit jurisprudentie volgt dat kleine werkgevers wel eens vruchteloos een beroep hebben gedaan op hun omvang om beperkte of ontbrekende verslaglegging te rechtvaardigen. Rechters gaan daar niet in mee.
Aansturen op ontslag
Als de werkgever er weinig vertrouwen in heeft dat een verbetertraject tot voldoende verbetering zal leiden, is het verleidelijk om aan te sturen op ontslag en bij de medewerker aan te dringen op een beëindigingsovereenkomst. Het streven naar ontslag past niet bij de inspanningsplicht van de werkgever om de werknemer serieuze en reële gelegenheid te bieden om te verbeteren. Pogingen om aan te sturen op ontslag kunnen door de rechter als verwijtbaar worden gezien. Wees daarom terughoudend met het aanbieden van een beëindigingsovereenkomst als er nog geen verbetertraject heeft plaatsgevonden. Uiteraard mag de werkgever nagaan of de werknemer open staat voor die optie. Bijvoorbeeld als de medewerker duidelijk maakt dat hij het verbetertraject totaal niet ziet zitten. Maar voorkom dat het beeld ontstaat dat de werkgever uit is op ontslag en niet op verbetering van het functioneren.
Conclusie
Door deze vijf fouten te vermijden, zorg je ervoor dat je een medewerker die disfunctioneert op een juridisch correcte manier in kennis stelt van het disfunctioneren. Wil je zeker weten dat je de kwestie met een disfunctionerende medewerker goed aanpakt? Download dan ons Whitepaper Disfunctioneren.
Heb je hulp nodig bij het aangaan van het gesprek over disfunctioneren met een medewerker? Bekijk hier onze Adviespakketten Disfunctioneren.
