Vragen en antwoorden over het verbetertraject bij disfunctioneren.

Het verbetertraject is een voorwaarde waaraan moet zijn voldaan bij ontslag van een werknemer wegens disfunctioneren. Het ontslag wordt nogal eens afgewezen door rechters, omdat het verbetertraject niet zorgvuldig genoeg wordt aangepakt. Dit roept natuurlijk de nodige vragen op, zoals: Hoe stel je vast dat een werknemer disfunctioneert? Wat mag precies verwacht worden van een werknemer? Wie bepaalt hoe het verbetertraject eruit moet komen te zien? Mag een werknemer een verbetertraject weigeren? Wat als de werknemer zich ziek meld? Wat als er een conflict ontstaat? Lees verder voor een antwoord op al deze vragen.

1. Wanneer functioneert een medewerker nou eigenlijk onvoldoende? En hoe toon je dit aan?

De basis voor de arbeidsrelatie wordt natuurlijk gevormd door de arbeidsovereenkomst. In de arbeidsovereenkomst staan meestal enkele bepalingen, zoals de functienaam, een minimum urenaantal, de werklocaties, eventuele targets etc.

Het kader waarbinnen een werknemer dient te functioneren, kan verder worden ingevuld door:

  • het functiehuis, met daarin een functie- en/of taakomschrijving van de door de werknemer uitgevoerde functie beschikbaar;
  • de personeelsregeling, waarin bepalingen zijn opgenomen die betrekking hebben op het functioneren van de werknemer;
  • beroeps- of gedragscodes, certificaten, kwaliteitsstandaarden en richtlijnen gelden;
  • functioneringsgesprekken, een belangrijke bron om de mate van functioneren vast te kunnen stellen. Het helpt uiteraard als de prestaties van de disfunctionerende medewerker aantoonbaar en objectief kunnen worden vergeleken met collega’s die hetzelfde werk doen;
  • verklaringen van medewerkers/klanten en klachtenregistraties;
  • incidentenregistraties, waarschuwingen;
  • e-mails, werkproducten;
  • resultaten van opleidingen/toetsen etc.

Het is van belang dat het disfunctioneren op basis van objectieve normen én schriftelijk aan te tonen is. Verslagen van functioneringsgesprekken dienen daarom altijd zorgvuldig te worden opgesteld.

2. Ben ik als werkgever verplicht mijn medewerker scholing aan te bieden?

In het arbeidsrecht is inderdaad een scholingsplicht voor werkgevers opgenomen. Dit betreft scholing die primair noodzakelijk is voor het uitoefenen van de functie, voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst als de functie komt te vervallen of als de werknemer de functie niet langer kan vervullen (artikel 7:611a lid 1 BW). Denk aan scholing in het kader van een verbetertraject of herplaatsing van de werknemer.

Het niet aanbieden van scholing bij onvoldoende functioneren kan ertoe leiden dat de rechter de arbeidsovereenkomst niet zal beëindigen. Zo staat in de wet dat een werknemer niet ontslagen kan worden wegens disfunctioneren, als diens ongeschiktheid om de werkzaamheden te verrichten het gevolg is van onvoldoende scholing (artikel 7:669 lid 3 sub d BW).

3. Wie bepaalt hoe het verbetertraject bij disfunctioneren eruit moet komen te zien?

De gezagsverhouding brengt met zich mee dat de werkgever in beginsel mag bepalen hoe het verbetertraject eruit moet komen te zien. Het verbeterplan moet wel evenredige doelstellingen bevat, die aansluiten bij de functie-eisen (met eventuele targets en KPI’s) die bij werknemer bekend zijn. Dat de werknemer er een andere visie op na houdt, is dan niet relevant.

4. Wat als de werknemer weigert mee te werken aan het verbetertraject?

Dan is het de vraag of de werknemer om terechte redenen het verbetertraject bij disfunctioneren weigert. Dit kan het geval zijn als het traject dat wordt aangeboden onhaalbare en onredelijke doelen bevat of als de gestelde tijd duidelijk te kort is. Zijn de doelen aan het einde van het traject niet behaald, dan kan dat immers leiden tot het ontslag van de medewerker. De werknemer moet dan ook een redelijke kans krijgen om te slagen. Ook wanneer de werkgever er vooraf duidelijk blijk van geeft geen vertrouwen te hebben in een succesvolle afloop, mag de werknemer het traject weigeren. De werknemer krijgt dan immers geen eerlijke kans.

Aan de andere kant kunnen werknemers zichzelf ook in de vingers snijden door een stugge opstelling aan te nemen. Dit kan het geval zijn als in het geheel geen zelfreflectie wordt getoond en de werknemer zich langdurig blijft verzetten tegen een verbeterplan. Als de rechter vaststelt dat de werkgever voldoende heeft aangetoond dat er sprake is van disfunctioneren en het verbeterplan goed genoeg is, dan zal dit tot het ontslag van de werknemer kunnen leiden.

5. Wat als de werknemer ziek is of ziek wordt?

Werknemers voelen het meestal al snel aan als de werkgever kritiek uit op het functioneren en aan dossiervorming gaat doen. Het komt vaak voor dat de medewerker zich dan ziek meldt. Soms al vóór of anders tijdens het verbetertraject. De vraag is in een dergelijk geval of er sprake is van situatieve arbeidsongeschiktheid. Hiervan is sprake als de werknemer geen medische beperkingen heeft van fysieke of psychische aard (en dus niet echt ziek is), maar hoogstwaarschijnlijk wel psychische of lichamelijke klachten zal gaan ontwikkelen in de huidige werksituatie. Uit een uitspraak van de Hoge Raad volgt dat een werknemer bij situatieve arbeidsongeschiktheid alleen recht heeft op loondoorbetaling als:

  • de werknemer aannemelijk kan maken dat de werksituatie onwerkbaar is;
  • de werkgever deze situatie heeft veroorzaakt;
  • er sprake is van (dreigende) lichamelijke of psychische klachten, waardoor in redelijkheid van de werknemer niet gevraagd kan worden weer aan het werk te gaan;
  • de werknemer spant zich maximaal in om de belemmeringen waardoor hij het werk niet kan hervatten, weg te nemen.

Alleen een bedrijfsarts is wettelijk bevoegd om vast te stellen of een werknemer medische klachten heeft en of kan ontwikkelen. Het is daarbij van belang de bedrijfsarts de nodige informatie te verschaffen over de omstandigheden rondom de ziekmelding. In het geval van situatieve arbeidsongeschiktheid, zal de bedrijfsarts met een voorstel voor een oplossing komen.

6. Wat als er een conflict ontstaat?

De situatie doet zich regelmatig voor dat een werknemer de kritiek van de werkgever ontkent en de arbeidsrelatie hierdoor ernstig wordt aangetast. In een dergelijk geval zal mediation moeten worden ingezet. Dit om te verkennen of partijen toch nog met elkaar verder kunnen. Als ook mediation niet heeft geholpen, dan staat alleen nog de weg naar de rechter open, tenzij partijen onderling overeenstemming over een vaststellingsovereenkomst (beëindigingsovereenkomst) kunnen bereiken.

Conclusie

Het inzetten van een verbetertraject bij disfunctioneren is altijd omkleed met de nodige uitdagingen. Risico’s liggen op de loer, zoals ziekmeldingen, situatieve arbeidsongeschiktheid, een verstoorde arbeidsrelatie en veel weerstand van de werknemer. De situatie kan zodanig uit de hand lopen, dat de gang naar de rechter noodzakelijk is. Van belang is dan dat het traject goed is aangepakt en zaken aantoonbaar zijn, er moeten voldoende bewijsstukken zijn. Uitgebreide informatie over de inhoudelijke eisen aan het verbetertraject en de bewijsstukken die noodzakelijk zijn in een gerechtelijke procedure, vindt u hier.